Проверка самозанятого лица налоговой: что нужно знать и как подготовиться

Кто может стать самозанятым и какие налоговые ставки применяются

Стать самозанятым может практически любой желающий, кто хочет легально вести небольшой бизнес без лишней бюрократии. Налоговый режим НПД (налог на профессиональный доход) доступен физическим лицам и индивидуальным предпринимателям, чей годовой доход не превышает 2,4 млн рублей. Это отличная альтернатива для тех, кто работает сам на себя или имеет подработку помимо основной деятельности.

Здесь подробнее про проверку самозанятого

Самое привлекательное в этом режиме – льготные налоговые ставки. При работе с физическими лицами самозанятые платят всего 4% от полученного дохода, а при сотрудничестве с юридическими лицами или ИП – 6%.

Что особенно приятно, никаких дополнительных страховых взносов платить не нужно! Многие переходят на самозанятость именно из-за этих низких ставок, которые существенно выгоднее других налоговых режимов.

Важно помнить про ограничения. Самозанятые не могут нанимать работников, заниматься перепродажей товаров или работать по агентским договорам. Еще один нюанс – не получится стать самозанятым, если вы работаете на бывшего работодателя в течение 2 лет после увольнения.

Налоговая внимательно отслеживает такие схемы "оптимизации", когда сотрудника переводят с трудового договора на самозанятость ради экономии на налогах.

Основания для проверки самозанятых налоговыми органами

Многие думают, что самозанятые вообще не попадают под налоговые проверки – это опасное заблуждение. Хотя плановых проверок действительно нет, налоговая может инициировать внеплановую проверку при наличии определенных оснований.

Чаще всего это происходит, когда есть подозрения в нарушении правил применения специального налогового режима.

Самая распространенная причина проверок – это несоответствие доходов и расходов. Если вы регулярно снимаете со счета значительные суммы, но при этом декларируете минимальный доход, это наверняка вызовет вопросы. Налоговая использует современные алгоритмы для выявления таких несоответствий.

Ещё один триггер – жалобы клиентов, например, если кто-то заметил, что вы не пробиваете чеки при получении оплаты.

Риск проверки повышается, если самозанятый:

• Имеет доходы, близкие к предельной сумме в 2,4 млн рублей
• Часто отменяет уже сформированные чеки
• Работает только с одним заказчиком (особенно если это бывший работодатель)
• Получает крупные регулярные платежи от юридических лиц без четкого обоснования

Хотя налоговые органы пока довольно лояльно относятся к самозанятым, ситуация постепенно меняется. В последнее время контроль усиливается, поскольку растет число случаев использования режима НПД для незаконной оптимизации налогов.

Какие документы могут запросить при проверке самозанятого

При проведении проверки налоговые органы имеют право запросить ряд документов для подтверждения законности применения режима НПД. Несмотря на то, что самозанятые освобождены от ведения бухгалтерии в классическом понимании, некоторые документы всё же стоит сохранять. Главное помнить, что отсутствие запрошенных документов может стать основанием для штрафов и доначисления налогов.

Прежде всего, налоговики могут запросить договоры с заказчиками. Хотя закон не обязывает самозанятых заключать письменные договоры, их наличие помогает подтвердить реальность оказанных услуг и обоснованность полученного дохода. Особенно важно иметь договоры при работе с юридическими лицами – это защищает обе стороны сделки. Желательно, чтобы в договорах четко прописывался предмет соглашения, стоимость услуг и порядок оплаты.

Также при проверке могут потребоваться выписки по банковским счетам и доказательства фактического оказания услуг. Это могут быть акты выполненных работ, переписка с заказчиками, фотографии выполненных работ, отчеты и другие материалы, подтверждающие вашу деятельность. Всё это стоит хранить минимум 4 года – именно такой срок давности установлен для налоговых правонарушений. Я завел отдельную папку на компьютере, где храню скриншоты переписок с клиентами – это несколько раз выручало меня при возникновении вопросов.

Типичные нарушения самозанятых и как их избежать

Самая распространенная ошибка самозанятых – несвоевременное формирование чеков. По закону чек должен быть сформирован в момент расчета с клиентом, а не в конце дня или недели. Многие по незнанию или забывчивости нарушают это требование, рискуя получить штраф в размере 20% от суммы незадокументированного дохода. При повторном нарушении в течение 6 месяцев штраф возрастает до 100% суммы расчета.

Еще одно типичное нарушение – превышение лимита годового дохода. Если ваш доход за календарный год превысит 2,4 млн рублей, вы автоматически утратите право на НПД. При этом важно понимать, что налоговая учитывает именно полученный доход, а не прибыль. Поэтому необходимо внимательно следить за приближением к лимиту и, возможно, перейти на другую систему налогообложения заранее.

Особое внимание стоит уделить характеру своей деятельности. Нельзя работать самозанятым, если:

• Вы продаете подакцизные товары
• Занимаетесь перепродажей товаров (кроме личных вещей)
• Добываете или продаете полезные ископаемые
• Работаете по агентским договорам от имени третьих лиц

Часто налоговая выявляет случаи, когда люди регистрируются самозанятыми, но фактически работают как наемные сотрудники на одного работодателя. Это считается схемой уклонения от налогов – работодатель экономит на страховых взносах, а работник платит меньше налогов. В таких ситуациях налоговая может переквалифицировать отношения в трудовые со всеми вытекающими последствиями.

Процедура налоговой проверки самозанятых: этапы и сроки

Налоговая проверка самозанятых обычно начинается с уведомления. Вы получите письмо через приложение "Мой налог" или по электронной почте с указанием причины проверки и списком запрашиваемых документов. На подготовку документов обычно дается 10 рабочих дней – не стоит игнорировать этот срок, лучше сразу начать сбор информации.

Существует два основных типа проверки самозанятых: камеральная и выездная. Камеральная проверка проводится удаленно, на основании документов, которые вы предоставите в налоговую. Она обычно занимает до 3 месяцев. Выездная проверка более серьезная – инспекторы приезжают на место ведения деятельности и могут запросить доступ к вашим документам, компьютеру и другим материалам. Срок выездной проверки составляет до 2 месяцев, но может быть продлен до 6 месяцев в исключительных случаях.

После завершения проверки налоговый орган составляет акт, где фиксируются все выявленные нарушения (если они есть). У вас есть право в течение 15 дней представить свои возражения, которые должны быть рассмотрены налоговым органом. Затем выносится итоговое решение – о привлечении к ответственности или об отсутствии нарушений. Решение можно обжаловать в вышестоящий налоговый орган или в суд в течение 1 месяца. Важно знать свои права и не бояться отстаивать их, если вы уверены в своей правоте.

Последствия нарушений и возможные штрафы для самозанятых

Нарушения правил работы самозанятых могут повлечь различные санкции – от небольших штрафов до полной потери права использовать льготный налоговый режим. Самый распространенный штраф связан с невыдачей чека клиенту – 20% от суммы расчета при первом нарушении. Если в течение полугода нарушение повторится, штраф увеличивается до 100% суммы расчета, по которому не был сформирован чек.

В случае если налоговая выявит, что самозанятый фактически работает как наемный сотрудник, последствия будут серьезнее. Трудовые отношения могут быть восстановлены, а работодателю придется не только заплатить все неуплаченные налоги и взносы, но и штрафы за нарушение трудового законодательства. Самозанятому в этом случае также придется доплатить разницу в налогах.

При превышении лимита годового дохода в 2,4 млн рублей самозанятый теряет право на применение НПД. Но хуже всего, если будет доказано умышленное уклонение от уплаты налогов – особенно если сумма неуплаты значительна. В таких случаях может наступить даже уголовная ответственность по статье 198 УК РФ. Налоговики все чаще проверяют самозанятых, сопоставляя их образ жизни с декларируемыми доходами.

Для минимизации рисков рекомендую:

• Своевременно формировать чеки при получении оплаты
• Вести учет всех доходов и расходов для собственного контроля
• Хранить подтверждающие документы и переписку с клиентами
• Не пытаться искусственно дробить бизнес для обхода лимитов
• При сомнениях обращаться за консультацией к профессиональным юристам или бухгалтерам

Не стоит рисковать и нарушать налоговое законодательство – штрафы и доначисления могут в разы превысить сумму "сэкономленных" налогов, не говоря уже о стрессе и потере времени на разбирательства с налоговой.